退職時は、業務データを自分の判断で消さず、私的なデータだけを整理するのが基本です。業務で作ったデータは、自分で作ったものでも会社の資産です。共有場所へ移して引き継ぎ、私的なファイルや閲覧履歴は返却前に整理してください。迷うものは、会社に確認してください。業務データを無断で消すと、損害賠償や刑事責任を問われる可能性があります。
答えは「消すか残すか」ではなく、データの種類で分けることです。業務データは消さずに引き継ぎ、私的なデータだけを返却前に整理します。
退職時のデータ削除では、そのデータが誰のものかを見分けることが大切です。会社の仕事で使ったものは、会社の資産として扱うのが基本です。
「自分が作ったから自分のもの」という考えは、退職時には通用しにくいです。
会社との雇用契約のもとで、業務時間や会社の設備を使って作った成果物は、会社のものになるのが基本です。特別な取り決めがなければ、成果物の帰属は会社になります。
マクロやテンプレートも、同じ考え方で扱うのが基本です。著作権法第15条には職務著作の定めがあり、一定の条件を満たせば会社が著作者になります。
データは次の3つに分けて考えます。
| 種類 | 扱い | 例 |
|---|---|---|
| 業務データ | 残して引き継ぐ（共有フォルダなどへ移す） | 会社の仕事の資料、業務で作った表計算 |
| 私的データ | 返却前に消す | 個人の写真、趣味のファイル |
| 判断に迷うもの | 自己判断せず会社に確認する | 仕事と私用が混ざったファイル |
次の場所は、気づかないうちに業務データや私的データが溜まりやすいので、順に見てください。
業務データを無断で削除すると、民事上は不法行為にあたりうます。損害賠償を求められることもあり、損害には消したデータを作り直す費用が含まれることがあります。
刑法には電子計算機損壊等業務妨害罪（刑法第234条の2）があり、刑事責任を問われる可能性もあります。
徳島地裁の判決では、退職日にデータが自動で削除される設定をした元従業員に賠償が命じられました。会社側の「バックアップが不十分だった」という主張は退けられています。
身元保証人にも連帯して責任が認められた例があります。
削除したデータは、専門の調査で復元できる場合があります。操作ログから、削除や持ち出しの履歴を調べられることもあります。
「バレるかどうか」ではなく、「会社の資産を守る行為かどうか」で判断してください。持ち出しにあたりうるのは、次のような行為です。
退職の1〜2週間前から当日まで、次の順番で進めてください。
会社は、パソコンを再利用するか廃棄するかで消去の方法を選びます。退職者が自分で初期化しなくてよいのは、この手順が会社側で行われるためです。
処分や再利用の前には、必要なデータをバックアップしてから消去します。
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業務データは自分の判断で消さず、共有場所へ移して引き継いでください。私的なファイルや閲覧履歴は、返却前に自分で整理して構いません。
業務で作った資料は会社の資産なので、勝手に持ち出さないでください。個人的に残したいものがあれば、会社に相談してください。
消す前に会社のルールを確認し、会社に問い合わせてください。自己判断で消さないことが安全です。
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