退職者のパソコンのバックアップは、初期化や処分の前に、業務に必要なデータを会社が管理する別の保存先へ移して控えを取るのが基本です。順番は「受け取りと記録→バックアップ→アカウントの停止→初期化または処分→記録を残す」です。バックアップが済んでから初期化します。情報持ち出しなどの具体的な疑いがあるときは、初期化をいったん止めて、専門家に相談してください。
退職者のパソコンのバックアップでは、初期化より先に控えを取ることが大切です。初期化すると、引き継ぎ漏れのデータを元に戻せなくなります。
退職者本人しか持たない業務ファイルが残っていることがあります。返却された端末は放置せず、受け取りの記録を残しましょう。
業務データは、いくつもの場所に保存されがちです。次の表の場所を順に確認してください。
考え方は、会社のデータか個人のデータかで仕分けることです。会社の業務データは残し、退職者個人の情報は消します。
| 保存場所 | 確認のポイント |
|---|---|
| デスクトップ・ドキュメント・ダウンロード | 業務ファイルが保存されがち |
| ピクチャ・ビデオのフォルダ | 業務データが入ることがある |
| Outlookなど端末内に保存するメール | 端末内に残るため、別途退避する |
| Webメール | データは端末ではなくサービス側にあるため、アカウントの扱いも確認する |
保存先は、会社が管理している場所を選びます。
ログイン情報は、退職前に確認して残してもらうことが基本です。
再利用か処分かで、データの消し方が変わります。
再利用するなら、バックアップを取ったあとにOSを初期化します。初期化するとアカウントや設定が一度消えるため、初期化後はアップデートと必要なソフトの再設定が要ります。
処分する場合は、データ消去ソフトなどで上書き消去する方法があります。消去した記録や証明を残しておくと、後で確認できます。
具体的な疑いがあるときは、初期化や再配布をいったん止めてください。初期化すると、後から確認できる記録が失われることがあります。
通常のコピーでは、削除されたデータを復元して残すことはできません。証拠保全が必要な場合は、法務や専門業者に相談してください。
再利用か処分かは、端末の状態で判断します。返却や処分のルールは、職場の規定を先に確認してください。
処分を頼む場合は、許可を持つ業者へ依頼し、記録を残します。
| 端末の状態 | 選び方の目安 |
|---|---|
| まだ動く端末 | 整理すれば社内で再利用できる |
| 古い機種や容量が足りない端末 | 処分も選択肢になる |
出張は、東京・埼玉・千葉を中心に本部が、そのほかは加盟店のある地域で伺います。
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担当は職場の規定で決まっていることがあります。まず規定を確認し、分からないときは上司に相談してください。
会社の業務データは残し、退職者個人の情報は消す考え方で仕分けます。迷うものは、職場の規定を先に確認してください。
はい。返却、バックアップ、初期化、処分の記録を残しておくと、後で確認できます。
エコスマイリー本部と各地の加盟店が、ご自宅に伺います。